クライアントとのインタビューは、会話が終わってもめったに終わりません。話された内容を確認し、決定事項を抜き出し、録音データをデスクで使えるメモにまとめる必要があります。
UMEVO Note Oneなら、本体で録音し、音声をUMEVOアプリに取り込んで文字起こし、要約、マインドマップを作成したあと、UMEVO Webで編集を続けられます。スマホからパソコンに移行するだけで、録音データを自分に送信したり、別途文字起こしを開始したりする必要はありません。
対面でのクライアントインタビューを例に、一連のワークフローをご紹介します。
インタビュー前：本体を接続して確認
初めてセットアップする場合は、UMEVOアプリをインストールしてサインインし、Note Oneをアカウントに接続して紐付けます。アカウントの紐付けとアクティベーションにはインターネット接続が必要です。セットアップ後は、録音中に本体をスマホに接続しておく必要はありません。
開始する前に、参加者に録音の同意を得て、対面での会話にはNOTEモードを選択し、本体のバッテリー残量と空き容量を確認します。短時間のテスト録音を行い、再生して設置場所と音量を確認します。
長時間のセッションでは、バッテリーと容量に注意してください。バッテリー残量が少ない場合や容量がいっぱいの場合、Note Oneは録音データを自動的に保存しないため、問題になる前に録音を停止して保存してください。
1. Note Oneで会話を録音
マイクが遮られないように本体をテーブルに置きます。録音を開始し、本体で録音状況を確認します。インタビューに集中している間、スマホは脇に置いておけます。
元の音声はNote Oneにローカル保存されます。録音にインターネット接続は不要で、スマホの接続を解除したりロックしたりしても、本体の録音は停止しません。
終了したら、録音を停止して保存します。Note Oneは録音中にファイルを転送できないため、保存することで録音から次のワークフローへの引き継ぎが行われます。
2. 録音データを見つけてアプリのリストに追加
UMEVOアプリでNote Oneを再接続します。デフォルトの転送方法はBluetoothですが、オプションのWi-Fi高速転送を使えば、ローカルで録音データを別の方法で転送することもできます。どちらのローカル転送方法も、ルーターやインターネット接続は不要です。接続の詳細については、Note Oneファイル転送ガイドをご覧ください。
アプリとは別に録音した場合、ファイルはメインの録音リストに自動的に表示されません。以下の手順で操作してください。
- 録音リストですべてのファイルを開きます。
- デバイスからの下で、今回のインタビューにはミーティングモードを選択します。通話録音を探す場合は通話モードを使用します。
- 日付と時間が一致する録音データを選択します。
- 緑色のリストに追加ボタンをタップします。
- メインリストに戻り、録音データを開きます。
追加済みというラベルは、録音データがすでに追加されていることを示します。削除を確認は削除コマンドであり、インポート手順ではありません。
音声の転送が完了するまで待ち、一部を再生して確認します。転送が完了した録音データは、本体の接続を解除してスマホをオフラインにしても、アプリで再生できます。転送しても、Note Oneの元のファイルは自動的に削除されません。
3. 文字起こし、要約、マインドマップを作成
スマホがインターネットに接続され、AI議事録が利用できる場合、録音データを開いて作成をタップします。
デフォルトのワークフローには自動作成、開始前に要約テンプレート、音声言語、話者ラベル設定を選択する場合はカスタム作成を選択します。クライアントインタビューの場合は、必要なメモに適した利用可能なテンプレートを選択するか、自分で作成したテンプレートを使用します。
今すぐ作成をタップして処理が完了するまで待ちます。文字起こし、要約、マインドマップは録音後にまとめて作成されます。Note Oneは、話している間にリアルタイムで文字起こしを行う機能は提供していません。
これらの出力には、それぞれ異なる用途があります。
- 文字起こし：特定の回答の言い回しを確認します。
- 要約：文字起こし全体を読まずに、主なトピックと結論を確認します。
- マインドマップ：議論のトピックがどのように関連しているかを確認します。
マインドマップも追加の議事録料金なしで、同じ作成タスクに含まれます。各出力のために別途文字起こしタスクを実行する必要はありません。
4. 共有する前に詳細を確認
ソースタブで文字起こしを読み、メモタブで要約を確認します。重要な記述がある場合は、生成された言い回しだけに頼るのではなく、タイムスタンプを使って音声に戻ります。
クライアントインタビューでは、名前、数値、期限、誰が何をすることに同意したかを確認します。提案された開始日は必ずしも合意された期限とは限りません。また、提案は最終的なメモで確定したアクションアイテムになってはいけません。
文字起こしと要約は編集できます。また、話している人を確認したあと、話者1や話者2などのラベルを名前に変更することもできます。マインドマップは表示してエクスポートできますが、編集はできません。
文字起こしは適切だが要約の構成を変えたい場合は、メモを開き、要約の横にある+をタップしてテンプレートを変更を選択します。これにより、音声の文字起こしをやり直したり追加の議事録料金を差し引いたりすることなく、要約が再作成されます。これは、元の音声全体の長さに基づいて再度議事録料金を差し引く、AIタスク全体を再実行するのとは異なります。
5. UMEVO Webでパソコンでの作業を続ける
プライベートクラウド同期は、このワークフローのアプリとブラウザ部分を接続します。デフォルトで有効になっており、元の音声、文字起こし、要約、マインドマップを同期します。パソコンに切り替える前に、有効になっていることを確認し、録音データと結果の同期を許可してください。
一般的なブラウザでweb.umevo.aiを開き、アプリで使用しているのと同じUMEVOアカウントでサインインします。UMEVO Webはブラウザベースのため、デスクトップアプリをインストールする必要はありません。
同期された録音データを開き、大きな画面で文字起こしと要約の確認や編集を続けます。クラウド同期を有効にすると、アプリとWebの間でコンテンツと編集内容が双方向に同期されます。スマホでインタビューを確認し、デスクでメモをブラッシュアップし、アプリに戻って更新されたコンテンツを確認できます。
既存の結果を開いたり編集したりしても、新しい文字起こしタスクにはなりません。Webに直接音声をインポートしてそこで新しい結果を作成した場合、Webとアプリは同じ議事録残高を使用し、個別の割り当ては使用しません。
6. 提出が必要なバージョンをエクスポート
アプリとWebの両方で、音声と作成したコンテンツのエクスポートに対応しています。アプリでは、録音詳細の上部にある共有アイコンを開き、ファイルをエクスポートを選択します。次のタスクに適したコンテンツと形式を選択します。
たとえば、確認済みのインタビュー要約をDOCXとしてエクスポートしてクライアントレポートの作成を続けたり、読みやすいコピーを配布するためにPDFとしてエクスポートしたりできます。アプリでは、文字起こしと要約のエクスポートにはTXTとSRT、音声にはMP3、マインドマップにはJPEGまたはMarkdownもサポートしています。Webからエクスポートする場合は、エクスポートパネルで利用できるオプションを使用します。
リンクを好む場合は、共有パネルでリンクを共有も提供されています。受信者はサインインせずにリンクを開くことができ、後で取り消すこともできます。共有する前に内容を確認してください。エクスポートしたファイルや共有した録音データには、配布したくないクライアント情報が含まれている可能性があります。
画面上の完全な手順については、UMEVOアプリガイドをご覧ください。
Webに録音データが表示されない場合は？
まず、両方のデバイスで同じアカウントにサインインしているか確認します。次に、プライベートクラウド同期が有効になっているか、スマホがインターネットに接続されているか、同期が完了しているかを確認します。Wi-Fi接続時のみ同期が有効になっている場合は、クラウド同期のためにスマホをインターネットに接続されたWi-Fiネットワークに接続してください。
アプリのリストにファイルを追加すること、音声を転送すること、AI結果を作成すること、Webに同期することは、それぞれ別のステップであることを覚えておいてください。Note Oneで表示されているファイルは、必ずしもこれら4つのステップすべてを完了しているとは限りません。
独立して録音したファイルの場合は、すべてのファイル → デバイスから → リストに追加から開始します。アプリで再生できるが文字起こしがないファイルの場合は、AI作成タスクが完了しているか確認します。アプリでメモが準備できているがWebに表示されない場合は、AIタスクを再度実行するのではなく、クラウド同期を確認してください。
録音データをその後の作業と連携させ続ける
このワークフローの価値は、単に別の画面に録音データがあることではありません。元の音声から確認済みで編集可能なメモまで、ソースを見失うことなくインタビューのプロセスを追えることです。
Note Oneで会話を録音し、アプリでライブラリに取り込んでメモを作成し、UMEVO Webでデスクでの確認と編集を続けます。次の人またはタスクの準備が整ったら、確認済みの結果をエクスポートします。
UMEVO Note Oneを詳しく見るか、録音、同期、AI議事録に関するさらに詳しいヘルプについてはUMEVO FAQをご覧ください。
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