Ein Kundengespräch endet selten mit dem Ende des Gesprächs. Sie müssen noch überprüfen, was gesagt wurde, die Entscheidungen herausarbeiten und die Aufnahme in Notizen umwandeln, die Sie an Ihrem Schreibtisch verwenden können.
Mit UMEVO Note One können Sie auf dem Gerät aufnehmen, die Audiodatei in die UMEVO App importieren, ein Transkript, eine Zusammenfassung und eine Mindmap erstellen und anschließend die Bearbeitung in UMEVO Web fortsetzen. Sie müssen die Aufnahme nicht an sich selbst senden oder eine separate Transkriptionsaufgabe starten, nur um von Ihrem Smartphone auf Ihren Computer zu wechseln.
So lässt sich dieser Arbeitsablauf umsetzen, am Beispiel eines persönlichen Kundengesprächs.
Vor dem Gespräch: Gerät verbinden und überprüfen
Installieren Sie für die Ersteinrichtung die UMEVO App, melden Sie sich an und verbinden Sie Note One mit Ihrem Konto. Für die Kontoverknüpfung und -aktivierung ist eine Internetverbindung erforderlich. Nach der Einrichtung muss das Aufnahmegerät für die Audioaufnahme nicht mehr mit Ihrem Smartphone verbunden bleiben.
Klären Sie vor Beginn mit den Teilnehmern, dass Sie aufnehmen werden, wählen Sie für das persönliche Gespräch den NOTE-Modus und überprüfen Sie den Akkustand und den verfügbaren Speicherplatz des Geräts. Machen Sie eine kurze Testaufnahme und spielen Sie diese ab, um die Position und Lautstärke zu überprüfen.
Behalten Sie bei längeren Sitzungen den Akkustand und Speicherplatz im Blick. Note One speichert eine Aufnahme nicht automatisch, wenn der Akku schwach oder der Speicher voll ist. Unterbrechen Sie die Aufnahme daher rechtzeitig und speichern Sie sie, bevor eines der beiden Probleme auftritt.
1. Das Gespräch mit Note One aufnehmen
Stellen Sie das Aufnahmegerät so auf den Tisch, dass die Mikrofone frei zugänglich sind. Starten Sie die Aufnahme und bestätigen Sie den Aufnahmestatus auf dem Gerät. Ihr Smartphone kann während des Interviews beiseitegelegt werden.
Die Originalaudiodatei wird lokal auf Note One gespeichert. Für die Aufnahme ist kein Internetzugang erforderlich, und die Aufnahme wird auch dann nicht unterbrochen, wenn Sie Ihr Smartphone trennen oder sperren.
Beenden und speichern Sie die Aufnahme am Ende. Note One kann während der Aufnahme keine Dateien übertragen. Das Speichern bildet daher den Übergang zwischen der Aufnahme und dem nächsten Schritt des Arbeitsablaufs.
2. Die Aufnahme finden und zur App-Liste hinzufügen
Verbinden Sie Note One erneut mit der UMEVO App. Bluetooth ist die Standardübertragungsmethode; die optionale schnelle Wi-Fi-Übertragung bietet eine weitere Möglichkeit, Aufnahmen lokal zu übertragen. Für beide lokalen Übertragungsmethoden sind weder ein Router noch ein Internetzugang erforderlich. Einzelheiten zur Verbindung finden Sie in unserem Leitfaden zum Dateitransfer mit Note One.
Wenn Sie unabhängig von der App aufgenommen haben, erscheint die Datei nicht automatisch in der Haupt-Aufnahmeliste. Verwenden Sie dazu diesen Pfad:
- Öffnen Sie in der Aufnahmeliste Alle Dateien.
- Wählen Sie unter Vom Gerät für dieses Gespräch Meeting-Modus. Verwenden Sie Anruf-Modus, wenn Sie eine Anrufaufnahme suchen.
- Wählen Sie die Aufnahme mit dem entsprechenden Datum und der entsprechenden Uhrzeit aus.
- Tippen Sie auf die grüne Schaltfläche Zur Liste hinzufügen.
- Kehren Sie zur Hauptliste zurück und öffnen Sie die Aufnahme.
Die Kennzeichnung Hinzugefügt bedeutet, dass die Aufnahme bereits hinzugefügt wurde. Löschen bestätigen ist ein Löschbefehl und kein Importschritt.
Warten Sie, bis die vollständige Übertragung der Audiodatei abgeschlossen ist, und spielen Sie einen Abschnitt ab, um sie zu überprüfen. Eine vollständig übertragene Aufnahme bleibt auch nach dem Trennen des Aufnahmegeräts und dem Offline-Schalten des Smartphones in der App abspielbar. Die Übertragung löscht die Originaldatei auf Note One nicht automatisch.
3. Transkript, Zusammenfassung und Mindmap erstellen
Wenn Ihr Smartphone über einen Internetzugang verfügt und AI-Minuten verfügbar sind, öffnen Sie die Aufnahme und tippen Sie auf Erstellen.
Wählen Sie für den Standard-Arbeitsablauf Automatisch erstellen oder Benutzerdefiniert erstellen, um vor Beginn eine Zusammenfassungsvorlage, die Audiosprache und die Einstellungen zur Kennzeichnung der Sprecher auszuwählen. Wählen Sie für ein Kundengespräch eine verfügbare Vorlage, die zu den benötigten Notizen passt, oder verwenden Sie eine von Ihnen selbst erstellte Vorlage.
Tippen Sie auf Jetzt erstellen und warten Sie auf die Verarbeitung. Das Transkript, die Zusammenfassung und die Mindmap werden nach der Aufnahme gemeinsam erstellt; Note One bietet während des Sprechens keine Live-Transkription.
Diese Ergebnisse dienen unterschiedlichen Zwecken:
- Transkript: kehren Sie zur genauen Formulierung einer bestimmten Antwort zurück.
- Zusammenfassung: sehen Sie sich die Hauptthemen und Schlussfolgerungen an, ohne das gesamte Transkript lesen zu müssen.
- Mindmap: sehen Sie, wie die Themen des Gesprächs zusammenhängen.
Die Mindmap ist in dieser Erstellungsaufgabe enthalten und verbraucht keine zusätzlichen AI-Minuten. Sie müssen für jedes Ergebnis keine separate Transkriptionsaufgabe ausführen.
4. Details überprüfen, bevor Sie sie weitergeben
Verwenden Sie den Tab Quelle, um das Transkript zu lesen, und den Tab Notiz, um die Zusammenfassung zu überprüfen. Wenn eine Aussage wichtig ist, verwenden Sie ihren Zeitstempel, um zur Audiodatei zurückzukehren, anstatt sich nur auf die erstellte Formulierung zu verlassen.
Überprüfen Sie bei einem Kundengespräch Namen, Zahlen, Fristen und wer zugesagt hat, was zu tun.
Ein vorgeschlagener Starttermin ist nicht zwangsläufig eine vereinbarte Frist, und ein Vorschlag sollte in Ihren endgültigen Notizen nicht zu einem bestätigten Aktionspunkt werden.
Sie können das Transkript und die Zusammenfassung bearbeiten. Sie können auch Bezeichnungen wie Sprecher 1 und Sprecher 2 nach Überprüfung, wer spricht, durch Namen ersetzen. Mindmaps können angesehen und exportiert werden, sind jedoch nicht bearbeitbar.
Wenn das Transkript geeignet ist, Sie aber eine andere Zusammenfassungsstruktur wünschen, öffnen Sie Notiz, tippen Sie auf das + neben Zusammenfassung und wählen Sie Vorlage ändern. Dadurch wird die Zusammenfassung neu erstellt, ohne die Audiodatei erneut zu transkribieren oder weitere Minuten abzuziehen. Dies unterscheidet sich von der erneuten Ausführung der vollständigen AI-Aufgabe, die erneut Minuten basierend auf der gesamten ursprünglichen Audiodauer abzieht.
5. Mit UMEVO Web auf Ihrem Computer fortfahren
Die Private Cloud Sync verbindet die App- und Browserteile dieses Arbeitsablaufs. Sie ist standardmäßig aktiviert und synchronisiert Originalaudiodateien, Transkripte, Zusammenfassungen und Mindmaps. Überprüfen Sie, ob sie aktiviert ist, und erlauben Sie die Synchronisierung der Aufnahme und der Ergebnisse, bevor Sie zu Ihrem Computer wechseln.
Öffnen Sie web.umevo.ai in einem gängigen Browser und melden Sie sich mit demselben UMEVO-Konto an, das Sie in der App verwenden. UMEVO Web basiert auf dem Browser; Sie müssen keine Desktop-Anwendung installieren.
Öffnen Sie die synchronisierte Aufnahme und überprüfen oder bearbeiten Sie das Transkript und die Zusammenfassung auf dem größeren Bildschirm weiter. Bei aktivierter Cloud-Synchronisierung werden Inhalte und Bearbeitungen in beide Richtungen zwischen der App und dem Web synchronisiert. Sie können das Gespräch auf Ihrem Smartphone überprüfen, die Notizen an Ihrem Schreibtisch überarbeiten und anschließend in der App zum aktualisierten Inhalt zurückkehren.
Das Öffnen oder Bearbeiten eines bestehenden Ergebnisses ist keine neue Transkriptionsaufgabe. Wenn Sie Audio direkt in Web importieren und dort neue Ergebnisse erstellen, verwenden Web und die App dasselbe Minutenkontingent, nicht separate Kontingente.
6. Die Version exportieren, die Sie weitergeben müssen
Sowohl die App als auch Web unterstützen den Export von Audio und erstellten Inhalten. Öffnen Sie in der App das Teilen-Symbol oben bei den Aufnahmedetails und wählen Sie Datei exportieren. Wählen Sie den Inhalt und das Format, die für die nächste Aufgabe geeignet sind.
Sie können beispielsweise die überarbeitete Gesprächszusammenfassung als DOCX exportieren, um an einem Kundenbericht weiterzuarbeiten, oder als PDF, um eine lesbare Kopie zu verteilen. Die App unterstützt außerdem TXT und SRT für Transkript- und Zusammenfassungsexporte, MP3 für Audio und JPEG oder Markdown für Mindmaps. Verwenden Sie beim Exportieren aus Web die Optionen, die im Exportpanel verfügbar sind.
Wenn Sie einen Link bevorzugen, bietet das Teilen-Panel auch Link teilen an. Empfänger können den Link öffnen, ohne sich anzumelden, und Sie können ihn später widerrufen. Überprüfen Sie den Inhalt vor dem Teilen: Eine exportierte Datei oder eine geteilte Aufnahme kann Kundendetails enthalten, die Sie nicht weitergeben möchten.
Die vollständigen Anweisungen auf dem Bildschirm finden Sie in den UMEVO App-Leitfäden.
Was ist, wenn die Aufnahme in Web nicht erscheint?
Überprüfen Sie zuerst, ob Sie auf beiden Geräten im selben Konto angemeldet sind. Bestätigen Sie anschließend, dass die Private Cloud Sync aktiviert ist, das Smartphone über einen Internetzugang verfügt und die Synchronisierung abgeschlossen ist. Wenn Synchronisieren nur über WLAN aktiviert ist, verbinden Sie das Smartphone für die Cloud-Synchronisierung mit einem WLAN-Netzwerk mit Internetzugang.
Denken Sie daran, dass das Hinzufügen einer Datei zur App-Liste, die Übertragung der Audiodatei, das Erstellen von AI-Ergebnissen und die Synchronisierung mit Web separate Schritte sind. Eine auf Note One sichtbare Datei hat nicht zwangsläufig alle vier Schritte abgeschlossen.
Bei einer unabhängig aufgezeichneten Datei beginnen Sie mit Alle Dateien → Vom Gerät → Zur Liste hinzufügen. Wenn eine Datei in der App abgespielt wird, aber kein Transkript vorhanden ist, überprüfen Sie, ob die AI-Erstellungsaufgabe abgeschlossen ist. Wenn Notizen in der App bereit sind, aber in Web fehlen, überprüfen Sie die Cloud-Synchronisierung, anstatt die AI-Aufgabe erneut auszuführen.
Die Aufnahme mit der nachfolgenden Arbeit verknüpfen
Der Wert dieses Arbeitsablaufs besteht nicht nur darin, eine Aufnahme auf einem anderen Bildschirm zu haben. Es geht darum, ein Gespräch von der Originalaudiodatei bis zu überprüften, bearbeitbaren Notizen nachzuverfolgen, ohne den Bezug zur Quelle zu verlieren.
Verwenden Sie Note One, um das Gespräch aufzunehmen, die App, um es in Ihre Bibliothek zu importieren und Notizen zu erstellen, und UMEVO Web, um die Überprüfung und Bearbeitung an Ihrem Schreibtisch fortzusetzen. Exportieren Sie das überarbeitete Ergebnis, wenn es für die nächste Person oder Aufgabe bereit ist.
Entdecken Sie UMEVO Note One oder besuchen Sie die UMEVO FAQs für weitere Hilfe zu Aufnahmen, Synchronisierung und AI-Minuten.
0 Kommentare