Un entretien avec un client se termine rarement lorsque la conversation s’achève. Vous devez encore vérifier ce qui a été dit, en extraire les décisions et transformer l’enregistrement en notes utilisables à votre bureau.
Avec UMEVO Note One, vous pouvez enregistrer sur l’appareil, importer l’audio dans l’application UMEVO, générer une transcription, un résumé et une carte mentale, puis poursuivre la modification dans UMEVO Web. Vous n’avez pas besoin de vous envoyer l’enregistrement ni de lancer une tâche de transcription séparée pour passer de votre téléphone à votre ordinateur.
Voici comment s’articule ce flux de travail, en prenant l’exemple d’un entretien avec un client en personne.
Avant l’entretien : connectez et vérifiez l’enregistreur
Pour la première configuration, installez l’application UMEVO, connectez-vous, puis connectez et associez Note One à votre compte. L’association et l’activation du compte nécessitent une connexion Internet. Une fois la configuration terminée, l’enregistreur n’a plus besoin d’être connecté à votre téléphone pour capturer l’audio.
Avant de commencer, convenez avec les participants que vous allez enregistrer, choisissez le mode NOTE pour une conversation en personne, et vérifiez la batterie et l’espace de stockage disponibles de l’appareil. Faites un court enregistrement de test et écoutez-le pour vérifier le positionnement et le volume.
Surveillez la batterie et le stockage pendant les sessions plus longues. Note One n’enregistre pas automatiquement l’enregistrement lorsque la batterie est faible ou le stockage plein, alors arrêtez et enregistrez avant que l’un ou l’autre ne devienne problématique.
1. Enregistrez la conversation sur Note One
Placez l’enregistreur sur la table, sans que ses microphones soient obstrués. Commencez l’enregistrement et vérifiez son statut sur l’appareil. Votre téléphone peut rester de côté pendant que vous vous concentrez sur l’entretien.
L’audio original est stocké localement sur Note One. L’enregistrement ne nécessite pas d’accès Internet, et le fait de déconnecter ou de verrouiller votre téléphone n’empêche pas l’appareil d’enregistrer.
À la fin, arrêtez et enregistrez l’enregistrement. Note One ne peut pas transférer de fichiers pendant qu’il enregistre, la sauvegarde constitue donc le relais entre la capture et la suite du flux de travail.
2. Trouvez l’enregistrement et ajoutez-le à votre liste d’applications
Reconnectez Note One dans l’application UMEVO. Le Bluetooth est la méthode de transfert par défaut ; le transfert rapide Wi-Fi facultatif offre une autre façon de transférer les enregistrements localement. Aucune de ces méthodes de transfert local ne nécessite de routeur ni d’accès Internet. Pour les détails de connexion, consultez notre guide de transfert de fichiers Note One.
Si vous avez enregistré indépendamment de l’application, le fichier n’apparaît pas automatiquement dans la liste principale des enregistrements. Utilisez ce chemin :
- Ouvrez Tous les fichiers dans la liste des enregistrements.
- Sous Depuis l’appareil, choisissez Mode réunion pour cet entretien. Utilisez Mode appel pour rechercher un enregistrement d’appel.
- Sélectionnez l’enregistrement correspondant à la date et à l’heure.
- Appuyez sur le bouton vert Ajouter à la liste.
- Revenez à la liste principale et ouvrez l’enregistrement.
La mention Ajouté signifie que l’enregistrement a déjà été ajouté. Confirmer la suppression est une commande de suppression, et non une étape d’importation.
Attendez que le transfert complet de l’audio soit terminé et écoutez un extrait pour vérifier. Un enregistrement entièrement transféré reste lisible dans l’application après avoir déconnecté l’enregistreur et mis le téléphone hors ligne. Le transfert ne supprime pas automatiquement le fichier original de Note One.
3. Générez la transcription, le résumé et la carte mentale
Lorsque votre téléphone a accès à Internet et que des minutes IA sont disponibles, ouvrez l’enregistrement et appuyez sur Générer.
Choisissez Générer automatiquement pour le flux de travail par défaut, ou Générer sur mesure pour choisir un modèle de résumé, la langue audio et les paramètres d’identification des locuteurs avant de commencer. Pour un entretien avec un client, choisissez un modèle disponible adapté aux notes dont vous avez besoin, ou utilisez un modèle que vous avez créé vous-même.
Appuyez sur Générer maintenant et attendez le traitement. La transcription, le résumé et la carte mentale sont générés ensemble après l’enregistrement ; Note One ne propose pas de transcription en direct pendant que vous parlez.
Ces résultats répondent à des besoins différents :
- Transcription : revenir à la formulation exacte d’une réponse spécifique.
- Résumé : revoir les principaux sujets et conclusions sans lire toute la transcription.
- Carte mentale : voir comment les sujets de la discussion sont liés.
La carte mentale est incluse dans cette tâche de génération sans déduction de minutes supplémentaire. Vous n’avez pas besoin de lancer une tâche de transcription séparée pour chaque résultat.
4. Vérifiez les détails avant de les partager
Utilisez l’onglet Source pour lire la transcription et l’onglet Note pour revoir le résumé. Lorsqu’une déclaration est importante, utilisez son horodatage pour revenir à l’audio plutôt que de vous fier uniquement à la formulation générée.
Pour un entretien avec un client, vérifiez les noms, les chiffres, les échéances et qui a accepté de faire quoi. Une date de lancement proposée n’est pas nécessairement une échéance convenue, et une suggestion ne doit pas devenir une action confirmée dans vos notes finales.
Vous pouvez modifier la transcription et le résumé. Vous pouvez également changer les libellés tels que Locuteur 1 et Locuteur 2 par des noms après avoir vérifié qui parle. Les cartes mentales peuvent être consultées et exportées, mais elles ne sont pas modifiables.
Si la transcription vous convient mais que vous souhaitez une structure de résumé différente, ouvrez Note, appuyez sur le + à côté de Résumé et choisissez Changer de modèle. Cela régénère le résumé sans retranscrire l’audio ni déduire davantage de minutes. C’est différent de relancer l’intégralité de la tâche IA, qui déduit à nouveau des minutes en fonction de la durée totale de l’audio original.
5. Poursuivez sur votre ordinateur avec UMEVO Web
La synchronisation privée dans le cloud relie les parties de l’application et du navigateur de ce flux de travail. Elle est activée par défaut et synchronise l’audio original, les transcriptions, les résumés et les cartes mentales. Vérifiez qu’elle est activée et autorisez la synchronisation de l’enregistrement et des résultats avant de passer à votre ordinateur.
Ouvrez web.umevo.ai dans un navigateur courant et connectez-vous avec le même compte UMEVO que vous utilisez dans l’application. UMEVO Web est basé sur le navigateur ; vous n’avez pas besoin d’installer d’application de bureau.
Ouvrez l’enregistrement synchronisé et continuez à examiner ou à modifier la transcription et le résumé sur un écran plus grand. Avec la synchronisation dans le cloud activée, le contenu et les modifications sont synchronisés dans les deux sens entre l’application et le Web. Vous pouvez revoir l’entretien sur votre téléphone, peaufiner les notes à votre bureau et revenir au contenu mis à jour dans l’application.
Ouvrir ou modifier un résultat existant ne constitue pas une nouvelle tâche de transcription. Si vous importez de l’audio directement dans Web et générez de nouveaux résultats là-bas, Web et l’application utilisent le même solde de minutes, et non des quotas séparés.
6. Exportez la version que vous devez fournir
L’application et Web permettent toutes deux d’exporter l’audio et le contenu généré. Dans l’application, ouvrez l’icône de partage en haut des détails de l’enregistrement et choisissez Exporter le fichier. Sélectionnez le contenu et le format adaptés à la tâche suivante.
Par exemple, vous pouvez exporter le résumé révisé de l’entretien au format DOCX pour continuer à rédiger un rapport client, ou au format PDF pour distribuer une copie lisible. L’application prend également en charge les formats TXT et SRT pour les exports de transcriptions et de résumés, MP3 pour l’audio, et JPEG ou Markdown pour les cartes mentales. Lors d’un export depuis Web, utilisez les options disponibles dans son panneau d’exportation.
Si vous préférez un lien, le panneau de partage propose également Partager le lien. Les destinataires peuvent ouvrir le lien sans se connecter, et vous pouvez le révoquer plus tard. Vérifiez le contenu avant de le partager : un fichier exporté ou un enregistrement partagé peut contenir des informations sur un client que vous ne souhaitez pas distribuer.
Pour consulter les instructions complètes à l’écran, visitez les Guides de l’application UMEVO.
Que faire si l’enregistrement n’apparaît pas sur Web ?
Tout d’abord, vérifiez que vous êtes connecté au même compte sur les deux appareils. Confirmez ensuite que la synchronisation privée dans le cloud est activée, que le téléphone a accès à Internet et que la synchronisation est terminée. Si Synchroniser uniquement sur Wi-Fi est activé, connectez le téléphone à un réseau Wi-Fi disposant d’une connexion Internet pour la synchronisation dans le cloud.
N’oubliez pas qu’ajouter un fichier à la liste de l’application, transférer l’audio, générer des résultats IA et synchroniser avec Web sont des étapes distinctes. Un fichier visible sur Note One n’a pas nécessairement achevé ces quatre étapes.
Pour un fichier enregistré indépendamment, commencez par Tous les fichiers → Depuis l’appareil → Ajouter à la liste. Pour un fichier qui se lit dans l’application mais n’a pas de transcription, vérifiez que la tâche de génération IA est terminée. Pour des notes prêtes dans l’application mais absentes sur Web, vérifiez la synchronisation dans le cloud plutôt que de relancer la tâche IA.
Gardez l’enregistrement lié au travail qui suit
La valeur de ce flux de travail ne réside pas seulement dans le fait d’avoir un enregistrement sur un autre écran. Elle consiste à pouvoir suivre un entretien de l’audio original jusqu’à des notes vérifiées et modifiables sans perdre de vue la source.
Utilisez Note One pour capturer la conversation, l’application pour l’intégrer à votre bibliothèque et générer des notes, et UMEVO Web pour continuer à examiner et modifier le tout à votre bureau. Exportez le résultat révisé lorsqu’il est prêt pour la personne ou la tâche suivante.
Découvrez UMEVO Note One, ou consultez les FAQ UMEVO pour obtenir davantage d’aide sur les enregistrements, la synchronisation et les minutes IA.
0 commentaire