Un colloquio con un cliente raramente finisce quando termina la conversazione. Devi ancora verificare quanto è stato detto, individuare le decisioni e trasformare la registrazione in appunti utilizzabili alla scrivania.
Con UMEVO Note One puoi registrare sul dispositivo, importare l'audio nell'app UMEVO, generare una trascrizione, un riepilogo e una mappa concettuale, e poi continuare a modificare su UMEVO Web. Non è necessario inviarti la registrazione o avviare un'operazione di trascrizione separata per passare dal telefono al computer.
Ecco come si articola questo flusso di lavoro, prendendo come esempio un colloquio con un cliente di persona.
Prima del colloquio: connetti e verifica il registratore
Per la prima configurazione, installa l'app UMEVO, accedi e connetti e associa Note One al tuo account. L'associazione e l'attivazione dell'account richiedono una connessione internet. Dopo la configurazione, il registratore non deve rimanere connesso al telefono per registrare l'audio.
Prima di iniziare, concorda con i partecipanti che registrerai, scegli la modalità NOTE per la conversazione di persona e verifica la batteria e lo spazio di archiviazione disponibile del dispositivo. Effettua una breve registrazione di prova e riproducila per controllare il posizionamento e il volume.
Tieni d'occhio la batteria e lo spazio di archiviazione durante le sessioni più lunghe. Note One non salva automaticamente una registrazione quando la batteria è scarica o lo spazio di archiviazione è pieno, quindi interrompi e salva prima che uno dei due diventi un problema.
1. Registra la conversazione su Note One
Posiziona il registratore sul tavolo con i microfoni liberi da ostacoli. Avvia la registrazione e conferma lo stato della registrazione sul dispositivo. Puoi tenere il telefono da parte mentre ti concentri sul colloquio.
L'audio originale è memorizzato localmente su Note One. La registrazione non richiede l'accesso a internet, e scollegare o bloccare il telefono non impedisce al dispositivo di registrare.
Alla fine, interrompi e salva la registrazione. Note One non può trasferire file mentre registra, quindi il salvataggio è il passaggio tra la cattura e la fase successiva del flusso di lavoro.
2. Trova la registrazione e aggiungila all'elenco dell'app
Riconnetti Note One nell'app UMEVO. Il Bluetooth è il metodo di trasferimento predefinito; il trasferimento rapido opzionale Wi-Fi offre un altro modo per trasferire le registrazioni localmente. Nessuno dei due metodi di trasferimento locale richiede un router o l'accesso a internet. Per i dettagli della connessione, consulta la nostra guida al trasferimento file di Note One.
Se hai registrato indipendentemente dall'app, il file non appare automaticamente nell'elenco principale delle registrazioni. Usa questo percorso:
- Apri Tutti i file nell'elenco delle registrazioni.
- Sotto Dal dispositivo, scegli Modalità riunione per questo colloquio. Usa Modalità chiamata quando cerchi la registrazione di una chiamata.
- Seleziona la registrazione con la data e l'ora corrispondenti.
- Tocca il pulsante verde Aggiungi all'elenco.
- Torna all'elenco principale e apri la registrazione.
L'etichetta Aggiunto significa che la registrazione è già stata aggiunta. Conferma eliminazione è un comando di eliminazione, non un passaggio di importazione.
Attendi il completamento del trasferimento dell'audio e riproduci un segmento per verificarlo. Una registrazione completamente trasferita rimane riproducibile nell'app anche dopo aver scollegato il registratore e aver disconnesso il telefono da internet. Il trasferimento non elimina automaticamente il file originale da Note One.
3. Genera la trascrizione, il riepilogo e la mappa concettuale
Quando il telefono ha accesso a internet e ci sono minuti AI disponibili, apri la registrazione e tocca Genera.
Scegli Genera automaticamente per il flusso di lavoro predefinito, oppure Genera personalizzato per scegliere un modello di riepilogo, la lingua dell'audio e le impostazioni di etichettatura degli oratori prima di iniziare. Per un colloquio con un cliente, scegli un modello disponibile adatto agli appunti di cui hai bisogno, oppure usa un modello creato da te.
Tocca Genera ora e attendi l'elaborazione. La trascrizione, il riepilogo e la mappa concettuale vengono generati insieme dopo la registrazione; Note One non fornisce una trascrizione in tempo reale mentre parli.
Questi output servono a scopi diversi:
- Trascrizione: torna alle parole esatte di una risposta specifica.
- Riepilogo: ripassa gli argomenti e le conclusioni principali senza leggere l'intera trascrizione.
- Mappa concettuale: visualizza come sono collegati gli argomenti della discussione.
La mappa concettuale è inclusa in quell'operazione di generazione senza una deduzione aggiuntiva di minuti. Non è necessario eseguire un'operazione di trascrizione separata per ogni output.
4. Verifica i dettagli prima di condividerli
Usa la scheda Fonte per leggere la trascrizione e la scheda Note per ripassare il riepilogo. Quando un'affermazione è importante, usa il suo timestamp per tornare all'audio anziché fare affidamento solo sulle parole generate.
Per un colloquio con un cliente, verifica nomi, cifre, scadenze e chi ha accettato di fare cosa. Una data di lancio proposta non è necessariamente una scadenza concordata, e un suggerimento non dovrebbe diventare un'azione confermata nei tuoi appunti finali.
Puoi modificare la trascrizione e il riepilogo. Puoi anche cambiare le etichette come Oratore 1 e Oratore 2 con i nomi dopo aver verificato chi sta parlando. Le mappe concettuali possono essere visualizzate ed esportate, ma non sono modificabili.
Se la trascrizione è adatta ma desideri una struttura diversa per il riepilogo, apri Note, tocca il + accanto a Riepilogo e scegli Cambia modello. Questo rigenera il riepilogo senza ritrascrivere l'audio o dedurre altri minuti. È diverso dal rieseguire l'intera operazione AI, che deduce nuovamente i minuti in base all'intera durata dell'audio originale.
5. Continua sul computer con UMEVO Web
La Sincronizzazione Cloud Privata collega le parti dell'app e del browser di questo flusso di lavoro. È abilitata per impostazione predefinita e sincronizza l'audio originale, le trascrizioni, i riepiloghi e le mappe concettuali. Verifica che sia abilitata e consenti alla registrazione e ai risultati di sincronizzarsi prima di passare al computer.
Apri web.umevo.ai in un browser principale e accedi con lo stesso account UMEVO che usi nell'app. UMEVO Web è basato sul browser; non è necessario installare un'applicazione desktop.
Apri la registrazione sincronizzata e continua a rivedere o modificare la trascrizione e il riepilogo sullo schermo più grande. Con la sincronizzazione cloud abilitata, i contenuti e le modifiche si sincronizzano in entrambe le direzioni tra l'app e il Web. Puoi rivedere il colloquio sul telefono, perfezionare gli appunti alla scrivania e tornare al contenuto aggiornato nell'app.
Aprire o modificare un risultato esistente non è una nuova operazione di trascrizione. Se importi l'audio direttamente nel Web e generi nuovi risultati lì, Web e l'app utilizzano lo stesso saldo di minuti, non quote separate.
6. Esporta la versione che devi consegnare
Sia l'app che il Web supportano l'esportazione di audio e contenuti generati. Nell'app, apri l'icona di condivisione nella parte superiore dei dettagli della registrazione e scegli Esporta file. Seleziona il contenuto e il formato adatti al compito successivo.
Ad esempio, potresti esportare il riepilogo del colloquio rivisto come DOCX per continuare a redigere un rapporto per il cliente, oppure come PDF per distribuire una copia leggibile. L'app supporta anche TXT e SRT per l'esportazione di trascrizioni e riepiloghi, MP3 per l'audio, e JPEG o Markdown per le mappe concettuali. Quando esporti dal Web, usa le opzioni disponibili nel suo pannello di esportazione.
Se preferisci un link, il pannello di condivisione offre anche Condividi link. I destinatari possono aprire il link senza accedere, e puoi revocarlo in seguito. Verifica il contenuto prima di condividerlo: un file esportato o una registrazione condivisa potrebbe contenere dettagli del cliente che non desideri distribuire.
Per le istruzioni complete sullo schermo, visita le Guide dell'app UMEVO.
Cosa succede se la registrazione non appare sul Web?
Innanzitutto, verifica di aver effettuato l'accesso allo stesso account su entrambi i dispositivi. Quindi conferma che la Sincronizzazione Cloud Privata sia abilitata, che il telefono abbia accesso a internet e che la sincronizzazione sia terminata. Se Sincronizza solo su Wi-Fi è abilitato, connetti il telefono a una rete Wi-Fi connessa a internet per la sincronizzazione cloud.
Ricorda che aggiungere un file all'elenco dell'app, trasferire l'audio, generare risultati AI e sincronizzare con il Web sono passaggi separati. Un file visibile su Note One non ha necessariamente completato tutti e quattro.
Per un file registrato indipendentemente, inizia con Tutti i file → Dal dispositivo → Aggiungi all'elenco. Per un file che viene riprodotto nell'app ma non ha una trascrizione, verifica che l'operazione di generazione AI sia completata. Per appunti pronti nell'app ma mancanti sul Web, verifica la sincronizzazione cloud anziché rieseguire l'operazione AI.
Mantieni la registrazione collegata al lavoro successivo
Il valore di questo flusso di lavoro non è solo avere una registrazione su un altro schermo. È poter seguire un colloquio dall'audio originale agli appunti verificati e modificabili senza perdere traccia della fonte.
Usa Note One per catturare la conversazione, l'app per importarla nella tua libreria e generare appunti, e UMEVO Web per continuare a rivedere e modificare alla scrivania. Esporta il risultato rivisto quando è pronto per la persona o il compito successivo.
Scopri UMEVO Note One, oppure visita le FAQ di UMEVO per ulteriore aiuto con registrazioni, sincronizzazione e minuti AI.
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