Appunti IA gratuiti: 8 opzioni davvero gratuite nel 2026 (e dove ognuna di esse pone il limite)

Affidarsi alla memoria o alla trascrizione manuale durante le riunioni con più partecipanti porta a dimenticare le azioni da intraprendere, ma gestire i limiti dei piani gratuiti e i costi nascosti dei software per riunioni è altrettanto faticoso.

Nel 2026, le app di trascrizione AI gratuite si dividono in tre categorie strutturali: Bot per riunioni cloud (Otter, Fireflies, tl;dv, Notion AI), App di trascrizione native del sistema (Memo vocali Apple, Registratore Google, Registratore vocale Windows) e Strumenti locali open source (interfacce grafiche locali per Whisper). Ogni categoria soddisfa esigenze specifiche di trascrizione, ma ogni opzione gratuita impone limiti rigidi ai minuti mensili, alle autorizzazioni di esportazione, all'identificazione degli oratori o all'accesso all'ambiente di utilizzo.

Questa guida analizza 8 app di trascrizione AI gratuite appartenenti a tutte e tre le categorie, illustra i loro limiti operativi, esamina i costi nascosti in termini di flusso di lavoro degli strumenti senza costi e fornisce una matrice di confronto strutturale per aiutarti a scegliere la configurazione più adatta.

Categoria 1: Bot per riunioni AI cloud e web

I bot per riunioni cloud si uniscono alle videochiamate programmate come partecipanti virtuali, acquisendo l'audio direttamente da piattaforme come Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Offrono l'esperienza più integrata — sincronizzazione del calendario, accesso automatico e riepiloghi post-riunione — ma ogni piano gratuito ha un limite massimo.

1. Otter.ai (Piano gratuito Basic)

Otter rimane il nome più noto nel settore della trascrizione AI per riunioni e il suo piano gratuito offre funzionalità realmente utili per gli utenti occasionali.

• Quota gratuita e limiti: 300 minuti totali di trascrizione al mese, con un limite massimo di 30 minuti per conversazione^[1]. L'importazione di file è limitata a 3 caricamenti audio/video in totale.
• Identificazione degli oratori: Supportata nel piano gratuito, con etichettatura di base degli oratori e rilevamento automatico.
• Supporto per riunioni in presenza: Supportato tramite la registrazione dal microfono in tempo reale dell'app mobile, sebbene sia necessaria una connessione internet attiva per l'elaborazione cloud in tempo reale.
• Restrizioni di esportazione: È consentita l'esportazione di base del testo; le esportazioni avanzate, inclusi PDF, SRT e download audio, sono riservate ai piani a pagamento.

Dove si ferma: Se il tuo team effettua chiamate con clienti della durata di 45 minuti, Otter Basic smette di trascrivere dopo 30 minuti. La riunione continua, ma gli ultimi 15 minuti di discussioni, decisioni e azioni da intraprendere scompaiono dalla trascrizione. Per gli utenti che tengono più di 10 riunioni standard al mese, la riserva di 300 minuti si esaurisce nelle prime due settimane.

2. Fireflies.ai (Piano gratuito)

Fireflies adotta un approccio diverso per quanto riguarda l'economia del piano gratuito: invece di limitare i minuti di trascrizione, restringe lo spazio di archiviazione e l'accesso all'esportazione.

• Quota gratuita e limiti: Minuti di trascrizione illimitati per riunioni web in tempo reale in oltre 100 lingue, ma lo spazio di archiviazione delle registrazioni del team è limitato a un massimo di 400 minuti totali^[2]. Una volta esaurito lo spazio, le trascrizioni più vecchie devono essere eliminate manualmente o l'account deve essere aggiornato. Inoltre, il piano gratuito include 20 crediti AI al mese.
• Identificazione degli oratori: Supportata per tutte le lingue disponibili.
• Supporto per riunioni in presenza: Limitato; la funzione principale della piattaforma è l'utilizzo di bot per calendari web che si uniscono a chiamate su Zoom, Teams e Google Meet.
• Restrizioni di esportazione: I download e le esportazioni di trascrizioni grezze o riepiloghi sono rigorosamente bloccati nel piano gratuito. Gli utenti possono visualizzare gli appunti all'interno dello spazio di lavoro web, ma non possono estrarli.

Dove si ferma: Fireflies offre la trascrizione senza limiti di minuti, ma impedisce l'accesso al risultato. Se il tuo flusso di lavoro richiede di scaricare le trascrizioni per motivi di conformità, condividerle con i membri del team assenti o inserire gli appunti in un CRM, il piano gratuito funge da archivio in sola lettura che si riempie a 400 minuti. Per i team di vendita che registrano gli appunti delle chiamate in una pipeline, questo crea un collo di bottiglia che richiede il copia-incolla manuale.

3. tl;dv (Piano gratuito illimitato)

tl;dv si propone come l'opzione più generosa con registrazioni "illimitate", ma le funzionalità AI del piano gratuito si esauriscono rapidamente.

• Quota gratuita e limiti: Registrazione e trascrizione delle riunioni illimitate, con un limite di 3 ore per singola riunione^[3]. I riepiloghi automatici delle riunioni tramite AI sono limitati a 10 utilizzi in totale nel piano gratuito; dopo aver esaurito tali crediti, solo i primi 10 minuti di qualsiasi chiamata vengono riepilogati dall'AI.
• Identificazione degli oratori: Non supportata nel piano gratuito. Le trascrizioni appaiono come blocchi di testo continuo senza etichette distinte per gli oratori.
• Supporto per riunioni in presenza: No; lo strumento richiede l'integrazione con chiamate web su Zoom, Google Meet o Microsoft Teams.
• Restrizioni di esportazione: Le esportazioni dirette verso CRM o strumenti di gestione dei progetti sono riservate ai piani a pagamento; è consentito copiare manualmente il testo.

Dove si ferma: Dieci riepiloghi AI per l'intero periodo di utilizzo dello strumento da parte dell'utente. Un libero professionista che effettua tre chiamate con clienti a settimana esaurirà questa riserva nel primo mese. Oltre quel limite, tl;dv registra tutto, ma richiede all'utente di esaminare manualmente le trascrizioni complete senza etichette degli oratori, trasformandosi di fatto in uno strumento di registrazione grezza.

4. Appunti di riunione con Notion AI (Piano di prova gratuito)

Notion AI non è un servizio di trascrizione delle riunioni permanentemente gratuito, nonostante quanto a volte suggeriscano le sintesi dei periodi di prova.

• Quota gratuita e limiti: Gli account di workspace Free e Plus ricevono una piccola riserva di crediti di prova di circa 20 risposte o riepiloghi AI^[4]. La trascrizione continua delle riunioni tramite AI richiede l'aggiornamento al piano Business a 20 $ per utente al mese, fatturato annualmente.
• Identificazione degli oratori: Non supportata; la funzione elabora l'audio di sistema desktop a flusso singolo o i file caricati.
• Supporto per riunioni in presenza: Può trascrivere file audio locali importati in una pagina di workspace, a condizione che sia disponibile una connessione internet.
• Restrizioni di esportazione: Gli appunti risiedono nativamente nei blocchi di Notion e possono essere esportati come Markdown, HTML o PDF.

Dove si ferma: Notion AI Meeting Notes funziona come una prova gratuita estesa, non come uno strumento gratuito. Una volta consumata la riserva di 20 risposte, la funzione si blocca completamente. Per i team che pagano già per Notion, l'aggiornamento al piano Business può essere giustificato; per gli utenti che cercano un'opzione senza costi, questo strumento smette di funzionare dopo circa due settimane di utilizzo regolare per le riunioni.

Categoria 2: App di trascrizione AI native del sistema operativo

Integrati nei telefoni e nei computer, questi strumenti elaborano l'audio localmente utilizzando l'hardware di machine learning integrato nel dispositivo. Eliminano completamente i limiti mensili di minuti e le preoccupazioni sulla privacy cloud, ma sacrificano la generazione automatica di riepiloghi e l'integrazione con il calendario offerte dai bot cloud.

5. Trascrizione di Memo vocali e Appunti Apple (iOS 18 / macOS Sequoia)

Con iOS 18 e macOS Sequoia, Apple ha introdotto la trascrizione del parlato in testo direttamente in Memo vocali e Appunti, alimentata dall'Apple Neural Engine.

• Quota gratuita e limiti: Completamente gratuito, senza limiti mensili di minuti o di durata^[5]. Tutta l'elaborazione avviene sul dispositivo su iPhone 12 e modelli più recenti.
• Identificazione degli oratori: Non supportata nella versione iniziale. Le trascrizioni vengono generate come blocchi di testo continuo senza attribuzione degli oratori.
• Supporto per riunioni in presenza: Supporto completo; registra riunioni offline in presenza, lezioni e note vocali direttamente tramite l'hardware del dispositivo.
• Restrizioni di esportazione: Nessuna restrizione; gli utenti possono copiare il testo direttamente o esportarlo come Appunti Apple e documenti di testo.

Dove si ferma: Una lezione, un'intervista o una riunione acquisita con Memo vocali Apple produce un blocco di testo grezzo e non attribuito. Per la dettatura individuale o contenuti con un solo oratore, questo è sufficiente. Per qualsiasi conversazione che coinvolge due o più persone, la mancanza di diarizzazione degli oratori significa che l'utente deve identificare manualmente chi ha detto cosa, con un costo di tempo che aumenta con la durata della riunione e il numero di partecipanti.

6. Registratore Google (Pixel 3+)

Registratore Google rappresenta l'opzione gratuita sul dispositivo più avanzata per la trascrizione con più oratori, ma la sua disponibilità è limitata dall'hardware.

• Quota gratuita e limiti: Completamente gratuito, con durata di registrazione illimitata e nessun limite mensile sull'hardware Pixel supportato. Supporta registrazioni continue fino a 18 ore per file.
• Identificazione degli oratori: Completamente supportata in tempo reale. Sui dispositivi Pixel 6 e successivi, il modello Turn-to-Diarize di Google etichetta gli oratori come Oratore 1, Oratore 2 e così via^[6] durante la trascrizione in tempo reale in inglese statunitense.
• Supporto per riunioni in presenza: Eccellente; progettato specificamente per registrazioni vocali offline in presenza, interviste e lezioni.
• Restrizioni di esportazione: Nessuna restrizione; esportazione diretta con un solo tocco verso Google Docs, file TXT o file audio WAV.

Dove si ferma: Il requisito hardware è il limite. Chiunque non utilizzi un telefono Pixel non può accedere a Registratore Google. Inoltre, la funzione di diarizzazione degli oratori è attualmente ottimizzata per l'inglese statunitense, il che significa che gli utenti che registrano conversazioni in altre lingue ricevono trascrizioni senza etichette degli oratori. Tuttavia, per i proprietari di Pixel che effettuano interviste in inglese, questa è la migliore opzione gratuita disponibile.

7. Registratore vocale Windows (Windows 11)

L'utilità Registratore vocale nativa di Windows 11 offre un'acquisizione audio locale di base con trascrizione integrata del parlato.

• Quota gratuita e limiti: Utilità di sistema gratuita con registrazione illimitata del microfono locale e dell'audio di sistema. Si applica un limite di 3 ore per file di registrazione continua, ma il totale mensile delle registrazioni non ha limiti. La generazione di base del parlato in testo avviene localmente.
• Identificazione degli oratori: Non supportata; genera trascrizioni audio a canale singolo.
• Supporto per riunioni in presenza: Completamente supportato per l'audio acquisito tramite microfoni USB o laptop.
• Restrizioni di esportazione: Nessun blocco all'esportazione; il risultato viene salvato localmente come file audio e copia di testo.

Dove si ferma: Registratore vocale Windows gestisce con competenza l'acquisizione audio di base, ma il risultato del parlato in testo è a flusso singolo senza separazione degli oratori. Per un professionista che registra appunti vocali o dettature, questo è funzionale. Per una riunione di team con cinque partecipanti attorno a un tavolo da conferenza, la trascrizione risultante è un monologo senza etichette che richiede un'estesa ricostruzione manuale.

Categoria 3: Strumenti AI locali open source

Per gli utenti che gestiscono audio sensibile e si rifiutano di caricare conversazioni su server cloud, le applicazioni desktop open source basate su Whisper offrono trascrizioni offline senza costi ricorrenti, a scapito della complessità di configurazione e dell'accesso alle funzionalità.

8. Interfacce grafiche desktop locali per Whisper (MacWhisper Free & Buzz)

Sia MacWhisper Free che Buzz integrano il modello di riconoscimento vocale Whisper open source di OpenAI in applicazioni desktop che funzionano interamente su hardware locale.

• Quota gratuita e limiti: Completamente gratuito, con elaborazione locale delle trascrizioni illimitata su hardware PC o Mac. Non ci sono limiti mensili; la velocità dipende dalla GPU o dalla CPU dell'utente.
• Identificazione degli oratori: Mista. MacWhisper Free riserva la diarizzazione degli oratori al piano Pro a vita da 59 €. Buzz offre una trascrizione offline di base, ma richiede l'etichettatura manuale degli oratori dopo l'elaborazione.
• Supporto per riunioni in presenza: Completa capacità offline; elabora file audio pre-registrati (MP3, WAV, M4A) senza alcuna connessione internet.
• Restrizioni di esportazione: Buzz esporta file di sottotitoli SRT e VTT gratuitamente. MacWhisper Free limita la formattazione avanzata dei sottotitoli e l'elaborazione batch a meno di non passare a Pro.

Dove si ferma: Configurare un flusso di trascrizione locale Whisper richiede il download di file di modello (che vanno da centinaia di megabyte a diversi gigabyte), l'accettazione di velocità di elaborazione più lente su macchine con solo CPU e la rinuncia all'identificazione automatica degli oratori a meno di non pagare il costo dell'aggiornamento. Per un giornalista attento alla privacy che trascrive una registrazione di un'intervista sensibile, il compromesso vale la pena. Per un addetto alle vendite che ha bisogno di una trascrizione pronta cinque minuti dopo la fine di una chiamata, il flusso di lavoro manuale crea attriti che gli strumenti cloud eliminano.

Cosa ti costa di solito il "gratuito": tre colli di bottiglia operativi

Ogni strumento gratuito descritto sopra risolve un problema reale. Nessuno di essi è una truffa o un vicolo cieco. Ma ogni utente che si è affidato ad app di trascrizione AI gratuite per più di qualche settimana si imbatte in almeno uno di questi tre limiti strutturali, solitamente nel peggiore momento possibile.

Dipendenza dai bot e attrito nell'ingresso alle riunioni

I bot per riunioni cloud (Otter, Fireflies, tl;dv) devono unirsi esplicitamente alle videochiamate come partecipanti. Ciò crea due punti di attrito.

Le 5 MIGLIORI app per appunti di riunione AI senza bot

In primo luogo, gli organizzatori delle riunioni rifiutano sempre più le richieste di accesso dei bot di terze parti per motivi di politica di sicurezza o per disagio relativo alla privacy. Le modifiche a livello di piattaforma aggravano la situazione: le code di ammissione degli ospiti di Google Meet, ad esempio, mantengono i bot non autenticati in una sala d'attesa finché un organizzatore non approva manualmente l'ingresso. Nelle dimostrazioni visive di questo attrito, le interfacce animate mostrano i bot bloccati nelle sale d'attesa con lo stato BLOCCATO NELLA SALA D'ATTESA, che richiede un intervento manuale, o che rimangono ANCORA NELLA CHIAMATA molto tempo dopo che i partecipanti umani si sono disconnessi.

In secondo luogo, i bot di registrazione non annunciati che entrano in chiamate sensibili con clienti o riunioni strategiche interne creano un disagio sociale che nessuna qualità di trascrizione può giustificare. Un bot non può spiegare le proprie pratiche di gestione dei dati a un cliente scettico.

Punti ciechi dei canali: riunioni in presenza e chiamate telefoniche

I bot per riunioni software sono architetturalmente vincolati alle piattaforme di videoconferenza web. Non possono acquisire ambienti offline: una consulenza in un bar, una negoziazione in corridoio, una discussione fisica in una sala riunioni senza collegamento video.

Le chiamate telefoniche cellulari e fisse presentano lo stesso punto cieco. I bot web desktop non dispongono del percorso hardware per accedere all'audio diretto di una chiamata telefonica senza complesse configurazioni di routing VoIP di terze parti. Un recruiter che effettua colloqui telefonici o un giornalista che registra un'intervista a una fonte tramite chiamata cellulare scopre che ogni bot cloud della Categoria 1 è strutturalmente incapace di acquisire quella conversazione.

Riduzione delle funzionalità e interruzioni rigide dell'esecuzione

I piani gratuiti non offrono semplicemente "meno": rimuovono strategicamente le funzionalità che rendono le trascrizioni utilizzabili.

La diarizzazione degli oratori scompare nel piano gratuito di tl;dv, in Memo vocali Apple e in MacWhisper Free. L'utente riceve una trascrizione, ma deve assegnare manualmente ogni riga a un oratore, trasformando una riunione di 30 minuti in un'ora di editing forense.

I blocchi di esportazione impediscono completamente i download nel piano gratuito di Fireflies. La trascrizione esiste all'interno dell'app web, ma non può lasciarla, costringendo gli utenti a flussi di lavoro di copia-incolla che vanificano lo scopo dell'automazione.

Le interruzioni a metà riunione sono la modalità di fallimento più dannosa. Quando Otter Basic raggiunge il suo limite di 30 minuti per conversazione, la trascrizione si interrompe senza preavviso. La chiamata continua normalmente per i partecipanti, ma ogni decisione, impegno e azione da intraprendere pronunciata dopo il minuto 30 va perduto. Non è possibile recuperare senza aggiornare.

Per i team che valutano soluzioni più strutturate a questi vincoli di flusso di lavoro, la Guida ai registratori vocali e alle app AI fornisce un'analisi più approfondita di come le diverse architetture di acquisizione gestiscono gli ambienti con più oratori.

Scegliere l'architettura di acquisizione giusta: matrice comparativa

Per determinare se uno strumento gratuito è adatto al volume delle riunioni, all'ambiente e ai requisiti di sicurezza specifici, valuta le differenze strutturali tra le categorie. I bot gratuiti per riunioni basati sull'IA e le app per telefono risolvono problemi diversi rispetto ai registratori hardware dedicati, e la scelta giusta dipende interamente da dove e come registri.

Per gli utenti che valutano le opzioni hardware in questa categoria, la Guida alle alternative a Plaud Note confronta i registratori dedicati a fasce di prezzo comparabili. Per coloro che stanno valutando se sia giustificato un aggiornamento hardware, Perché aggiornare il proprio registratore vocale nel 2026 fornisce un contesto architettonico. I flussi di lavoro di registrazione specializzati per riunioni e interviste traggono vantaggio da hardware di acquisizione progettato appositamente.

Sintesi

Gli strumenti di trascrizione basati sull'IA a costo zero offrono soluzioni pratiche per agende di riunioni leggere. Se effettui meno di cinque brevi riunioni virtuali al mese, bot cloud come Otter o Fireflies coprono le esigenze di trascrizione di base senza costi immediati. Per appunti offline o dettatura personale su hardware compatibile, utility native come Google Recorder o applicazioni locali Whisper offrono trascrizioni senza limiti, senza costi di abbonamento o esposizione cloud.

Ogni opzione gratuita ha un limite specifico: una conversazione limitata a 30 minuti, un tetto di archiviazione di 400 minuti, una quota di 10 riepiloghi a vita, la mancanza della funzione di etichettatura degli oratori. La chiave per evitare la perdita di dati delle riunioni è sapere quale limite si applica al proprio ambiente di registrazione e volume di riunioni prima di raggiungerlo.

Esamina i tuoi registri mensili delle riunioni. Se ti avvicini spesso a chiamate della durata di 30 minuti, hai bisogno di registrazioni affidabili per interviste offline e chiamate telefoniche, o lavori in ambienti in cui gli host delle riunioni bloccano abitualmente i bot di terze parti, valuta un sistema di acquisizione hardware dedicato insieme ai tuoi strumenti software. L'obiettivo non è spendere di più, ma garantire che, quando una riunione è importante, gli ultimi dieci minuti di decisioni non svaniscano nel nulla.

FAQ

Esiste uno strumento di trascrizione basato sull'IA completamente gratuito senza limiti mensili di minuti?

Sì. Le utility native per telefono come Google Recorder sui dispositivi Pixel e Apple Voice Memos su iOS 18 e versioni successive offrono trascrizioni da parlato a testo completamente gratuite senza limiti mensili di minuti. Le utility desktop open source, tra cui Buzz e MacWhisper Free, elaborano anche file audio pre-registrati localmente sul computer senza restrizioni di tempo. Questi strumenti raggiungono un utilizzo illimitato eseguendo i modelli di trascrizione sul dispositivo anziché instradare l'audio verso un'infrastruttura cloud a pagamento.

Gli strumenti di trascrizione basati sull'IA gratuiti possono registrare riunioni in presenza?

Le app per sistema operativo mobile, tra cui Google Recorder e Apple Voice Memos, possono acquisire conversazioni in presenza utilizzando il microfono integrato del dispositivo. Il software di registrazione desktop come Windows Sound Recorder svolge la stessa funzione tramite microfoni per laptop o USB. Tuttavia, i bot per riunioni basati sul web come Fireflies o tl;dv sono progettati esclusivamente per chiamate virtuali su piattaforme come Zoom, Teams e Google Meet e non possono acquisire riunioni fisiche offline in cui non esiste un ponte video.

I piani gratuiti limitano i minuti mensili?

La maggior parte degli assistenti per riunioni basati sull'IA cloud impone limiti rigorosi nei livelli gratuiti. Il piano Basic di Otter.ai limita la trascrizione a un totale di 300 minuti al mese e limita le singole conversazioni a 30 minuti. Fireflies.ai offre minuti di trascrizione illimitati nel suo livello gratuito ma limita lo spazio di archiviazione totale del team a 400 minuti e impedisce il download delle trascrizioni. tl;dv consente registrazioni illimitate ma limita la generazione di riepiloghi IA a 10 utilizzi a vita. Le app native per telefono e gli strumenti locali open source generalmente non impongono limiti mensili di minuti perché l'elaborazione avviene sul dispositivo senza costi aggiuntivi per il fornitore.

Cosa succede quando uno strumento di trascrizione basato sull'IA gratuito supera il limite di minuti durante una riunione?

Quando una sessione raggiunge un limite di durata, come il limite di conversazione di 30 minuti di Otter nel piano gratuito, il bot IA smette immediatamente di trascrivere. La chiamata continua normalmente per i partecipanti umani, ma l'audio parlato dopo il raggiungimento del limite non verrà registrato, trascritto o incluso nei riepiloghi automatici dell'IA. La disconnessione tipicamente non fornisce alcun avviso udibile ai partecipanti della riunione, il che significa che l'utente scopre la lacuna solo dopo la fine della riunione e la comparsa della trascrizione incompleta. L'unica possibilità di recupero è aggiornare il livello dell'account prima dell'inizio della chiamata successiva.

Riferimenti

1. Prezzi e piani | Otter.ai — Otter.ai
2. Prezzi e piani | Fireflies.ai — Fireflies.ai
3. Quali sono i limiti del piano gratuito? | Centro assistenza tl;dv — tl;dv
4. Cos'è Notion AI? FAQ | Centro assistenza Notion — Notion Labs, Inc.
5. Registra e trascrivi audio in Note su iPhone | Supporto Apple — Apple Inc.
6. Usa le etichette degli oratori in una registrazione (Pixel 6 e versioni successive) | Aiuto Google Pixel — Google LLC